KI-Bot-Einstellungen, Feld für Feld

Ein KI-Bot ist der Assistent, der auf einer Ihrer Nummern antwortet. Seine Einstellungen legen fest, was er verwenden darf, wie er spricht, was er sagt, wenn er nicht antworten kann, und wem er antwortet.

Gehen Sie zu Automatisierung → KI-Agenten → KI-Bots. Die Seite heißt KI-Bots. Klicken Sie auf KI-Bot erstellen, oder auf KI-Agent erstellen, wenn Sie noch keinen Bot haben. Um einen Bot zu ändern, klicken Sie auf seinen Namen oder auf Bearbeiten: Das Formular heißt dann KI-Bot bearbeiten, und Sie speichern mit Änderungen speichern.

Bevor Sie einen Bot erstellen, fügen Sie unter Agentenwissen etwas Wissen hinzu. Der Bot antwortet nur daraus.

Alle Felder im Überblick

Bereich	Feld	Anfangswert	Pflicht
Grundinformationen	Name des KI-Bots	Leer	Ja
	Kanal auswählen	Leer	Ja
	Abteilung	Leer	Ja
Datenkonfiguration	Dokumente auswählen	Nichts ausgewählt: Ihr gesamtes Wissen	Nein
KI-Verhalten	Anweisungen (System-Prompt)	Leer	Ja
	Verhalten	Leer	Ja
	Modus	Live	Ja
Fallback-Konfiguration	Fallback-Nachricht aktivieren, wenn der Agent nicht antworten kann	An	Nein
	Fallback-Nachricht	Leer	Nein, aber schreiben Sie eine
Test-Telefonnummern	Test-Telefonnummer 1, 2…	Nur im Modus Test sichtbar	Im Modus Test mindestens eine
Schalter	Standard-KI-Bot	Aus	Nein
	Bot aktivieren	An	Nein

Grundinformationen

Name des KI-Bots

Was es bewirkt: Der Name, unter dem der Bot in Chats auftritt. Sie sehen ihn auch in Ihrer Bot-Liste und in der Meldung, die Sie erhalten, wenn der Bot nicht antworten konnte.
Was Sie eingeben: Einen kurzen, freundlichen Namen.
Beispiel: Maya
Häufiger Fehler: Ein interner Name wie Testbot 2. Der Bot verwendet seinen Namen möglicherweise im Gespräch mit Kunden.

Kanal auswählen

Was es bewirkt: Die Nummer, auf der der Bot antwortet. Ihre verbundenen Instagram- und Messenger-Konten können ebenfalls aufgeführt sein. Der Bot antwortet nur auf diesem Kanal, und in der Datenkonfiguration können Sie nur Dokumente dieses Kanals auswählen.
Was Sie eingeben: Die Nummer, an die Ihre Kunden schreiben.
Häufiger Fehler: Den Bot auf einer Nummer erstellen und auf einer anderen testen. Auch ein Workflow kann Chats nur an einen Bot auf derselben Nummer wie der Chat übergeben.

Abteilung

Was es bewirkt: Die Aufgabe des Bots. Der Bot übernimmt diese Rolle, wenn er antwortet: Kundensupport, Onboarding, Feedback-Management, Marketing oder Vertrieb.
Was Sie eingeben: Kundensupport passt für die meisten Unternehmen. Wählen Sie Vertrieb, wenn der Bot vor allem beim Auswählen und Kaufen hilft.
Beispiel: Der Bot einer Praxis, der Fragen zu Terminen beantwortet: Kundensupport. Der Bot eines Modegeschäfts, der Outfits vorschlägt: Vertrieb.
Häufiger Fehler: Marketing oder Vertrieb für einen Bot wählen, der vor allem Supportfragen beantwortet. Die Rolle beeinflusst, wie der Bot antwortet.

Datenkonfiguration

Was es bewirkt: Legt fest, welche Wissenseinträge der Bot verwenden darf. Ist nichts ausgewählt, kann der Bot das gesamte Wissen in Ihrem Konto verwenden.
So geht’s: Wählen Sie zuerst den Kanal und klicken Sie dann auf Dokumente auswählen (oder Ausgewählte Dokumente bearbeiten). Das Fenster Dokumente für den KI-Agenten auswählen listet die Dokumente dieser Nummer auf. Entweder:
- Sie haken die gewünschten Dokumente an und klicken dann auf Auswahl bestätigen; oder
- Sie klicken auf Alle … Dokumente auswählen, um alle Dokumente zu übernehmen, die Ihren Filtern entsprechen, und entfernen dann die Haken bei denen, die Sie weglassen möchten. Dokumente, die Sie später hinzufügen, sind automatisch dabei.
Wann es gilt: Wenn der Bot als Standard-KI-Bot der Nummer antwortet, und in Bot testen. Wenn ein Workflow einen Chat an den Bot übergibt, kann er Ihr gesamtes Wissen nutzen.
Was Sie eingeben: Nichts, wenn Sie eine Nummer und einen Bot haben. Verwenden Sie es, wenn Sie mehrere Bots oder Nummern haben und deren Antworten getrennt halten möchten.
Beispiel: Eine Praxis mit einer Nummer für Zahnmedizin und einer für Physiotherapie wählt für den Zahn-Bot nur die zahnmedizinischen Einträge aus.
Häufige Fehler:
- Beim Auswählen etwas unter Kategorien auswählen oder Quellen auswählen wählen. Diese Filter werden ebenfalls gespeichert, und der Bot durchsucht dann nur diese Kategorien oder Quellen. Lassen Sie sie leer, es sei denn, genau das wollen Sie.
- Bestimmte Dokumente anhaken und später neues Wissen hinzufügen. Neue Einträge sind dann nicht dabei. Verwenden Sie Alle … Dokumente auswählen, wenn sie dabei sein sollen.
- Einen Eintrag bearbeiten oder synchronisieren, nachdem Sie ihn ausgewählt haben. Öffnen Sie den Bot und wählen Sie den Eintrag erneut aus.

KI-Verhalten

Anweisungen (System-Prompt)

Was es bewirkt: Sagt dem Bot, wie er antworten soll: wem er hilft, welche Themen er abdeckt, wie er klingen soll und was er tun soll, wenn er unsicher ist. („System-Prompt“ ist der technische Name für diese Anweisungen.) Wabot fügt sie seinen eigenen eingebauten Regeln hinzu, die dem Bot bereits vorgeben, nur aus Ihrem Wissen zu antworten.
Was Sie eingeben: Ein paar kurze Sätze dazu,
- wer Ihre Kunden sind und wobei der Bot hilft;
- welchen Ton er haben soll, wenn Ihnen Verhalten nicht reicht;
- was er tun soll, wenn die Antwort nicht in Ihrem Wissen steht;
- was der Bot nie tun oder versprechen darf.
Was Sie nicht eingeben: Fakten wie Preise, Öffnungszeiten oder Richtlinien. Diese gehören ins Agentenwissen, wo der Bot nach Antworten sucht.
Beispiel: Siehe Beispielanweisungen unten.
Häufige Fehler:
- Eine Preisliste oder FAQ hier einfügen statt ins Wissen.
- Den Bot bitten, alles zu beantworten oder Allgemeinwissen zu verwenden. Er ist dafür gebaut, nur aus Ihrem Wissen zu antworten.
- Dinge verlangen, die der Bot nicht kann, etwa Termine buchen, Zahlungen annehmen oder den Chat an einen Menschen weitergeben. Sagen Sie ihm stattdessen, was er sagen soll, zum Beispiel Ihren Buchungslink teilen (der in Ihrem Wissen stehen muss).
- Lange Antworten, Tabellen oder fett gedruckten Text verlangen. Antworten sind reiner Text und bleiben unter 1.000 Zeichen.
- Den Bot bitten, in einer anderen Sprache zu antworten. Antworten sind auf Englisch: siehe Sprache.

Verhalten

Was es bewirkt: Legt den Ton des Bots fest.
Was Sie eingeben:
- Freundlich: herzlich und locker. Gut für eine Bäckerei oder ein Modegeschäft.
- Professionell: höflich und sachlich. Gut für Dienstleistungen.
- Einfühlsam: geduldig und verständnisvoll. Gut für eine Praxis oder für Beschwerden.
- Effizient und ergebnisorientiert: kurz und auf den Punkt.
- Analytisch: präzise und detailliert. Gut für technische Produkte.
Häufiger Fehler: Hier einen Ton wählen und in den Anweisungen das Gegenteil verlangen, etwa Freundlich zusammen mit „Antworten Sie förmlich“. Halten Sie beides gleich.

Modus

Was es bewirkt:
- Test: Der Bot antwortet nur den Nummern, die Sie unter Test-Telefonnummern hinzufügen.
- Live: Der Bot antwortet jedem Kunden.
Neue Bots starten im Modus Live. Bot testen unter Einstellungen → Meta-Plattformen funktioniert in beiden Modi.
Was Sie eingeben: Test, während Sie den Bot einrichten und ausprobieren. Live, wenn Sie mit seinen Antworten zufrieden sind.
Beispiel: Eine Bäckereibesitzerin stellt den Bot mit ihrer eigenen Nummer und der ihres Filialleiters auf Test, chattet einen Tag lang mit ihm und schaltet ihn dann auf Live.
Häufige Fehler:
- Einen neuen Bot auf Live lassen, bevor Sie ihn getestet haben.
- Von einem Telefon testen, dessen Nummer nicht unter Test-Telefonnummern steht, und glauben, der Bot sei kaputt.

Fallback-Konfiguration

Was es bewirkt: Die Fallback-Nachricht erhält der Kunde, wenn der Bot die Antwort nicht in Ihrem Wissen findet oder wenn die KI nicht antworten kann. Der Schalter Fallback-Nachricht aktivieren, wenn der Agent nicht antworten kann schaltet sie ein. Bei neuen Bots ist er eingeschaltet.
Wenn er aus ist: Wenn nichts in Ihrem Wissen passt, erhält der Kunde I don’t have information on that topic.
Was Sie eingeben: Eine kurze, ehrliche Nachricht, die dem Kunden sagt, wie er Hilfe bekommt: an wen er sich wenden kann, wie und wann.
Beispiel: Diese Information habe ich leider nicht. Bitte schreiben Sie an hello@example.com oder rufen Sie uns montags bis samstags von 9 bis 18 Uhr an, dann hilft Ihnen unser Team weiter.
Häufige Fehler:
- Den Schalter eingeschaltet lassen, aber keine Nachricht schreiben. Schreiben Sie eine Nachricht, wann immer der Schalter an ist.
- Etwas versprechen, das niemand tut, etwa „Wir rufen Sie in 10 Minuten zurück“. Versprechen Sie nur, was Ihr Team wirklich tut.

Test-Telefonnummern

Was es bewirkt: Wird angezeigt, wenn Modus auf Test steht. Das sind die Nummern, denen der Bot im Testmodus antwortet.
Was Sie eingeben: Ihre eigene Nummer und die Nummern Ihrer Teammitglieder, beginnend mit + und der Ländervorwahl, zum Beispiel +447700900123. Klicken Sie für eine weitere Nummer auf Telefonnummer hinzufügen. Im Testmodus ist mindestens eine nötig.
Wenn Sie Bitte geben Sie eine gültige Telefonnummer mit Ländervorwahl ein (z. B. +1234567890) oder Die Telefonnummer ist zu kurz sehen, prüfen Sie das + und die Ländervorwahl.
Wenn Sie den Bot im Modus Live speichern, werden seine Testnummern entfernt.
Häufiger Fehler: Die Ländervorwahl weglassen.

Standard-KI-Bot

Was es bewirkt: Macht diesen Bot zu dem Bot, der auf seiner Nummer antwortet. Jede Nummer hat einen Standard-Bot: Wenn Sie den Schalter hier einschalten, wird er bei den anderen Bots der Nummer ausgeschaltet. Auch Bot testen verwendet den Standard-Bot.
Hat eine Nummer keinen eingeschalteten Standard-Bot, antwortet stattdessen die Agentenidentität der Nummer, ohne Ihre Anweisungen und ohne Ihre Fallback-Nachricht.
Was Sie eingeben: Schalten Sie ihn für Ihren Haupt-Bot ein. Lassen Sie ihn bei einem Bot aus, der Chats nur aus einem Workflow übernimmt.
Häufiger Fehler: Ihn vergessen. Bei neuen Bots ist er aus, daher antwortet ein neuer Bot erst, wenn Sie ihn einschalten oder ein Workflow ihm einen Chat übergibt.

Bot aktivieren

Was es bewirkt: Schaltet den Bot ein oder aus. Sie können auch den Schalter in der Spalte Status der Liste verwenden, der vor dem Ausschalten fragt: „Maya“ deaktivieren?
Wenn Sie den Standard-Bot der Nummer ausschalten, antwortet stattdessen die Agentenidentität der Nummer. Um KI-Antworten auf einer Nummer ganz zu stoppen, schalten Sie Bot-Antwort unter Einstellungen → Meta-Plattformen aus.
Häufiger Fehler: Einen Bot ausschalten, während ein Workflow noch Chats an ihn übergibt. Der Workflow gibt möglicherweise weiterhin Chats an ihn weiter, ändern Sie also auch die Aktion An KI-Bot übergeben des Workflows.

Beispielanweisungen

Gute Anweisungen sagen, wem der Bot hilft, welche Themen er abdeckt, wie er klingen soll, was er tun soll, wenn er unsicher ist, und was er nie versprechen darf. Die Fakten selbst gehören ins Agentenwissen.

Eine Bäckerei (Abteilung Kundensupport, Verhalten Freundlich):

Sie helfen Kunden der Sweet Crumb Bakery bei Fragen zu Öffnungszeiten, Lieferung, Tortenbestellungen, Preisen und Zutaten.
Antworten Sie wie eine freundliche Verkäuferin: kurz, herzlich und klar.
Erklären Sie bei individuellen Torten, wie man bestellt und wie viel Vorlauf wir brauchen.
Wenn jemand nach Allergien fragt und die Antwort nicht in unseren Informationen steht, sagen Sie, dass Sie es nicht bestätigen können, und teilen Sie unsere Kontaktdaten. Raten Sie nie bei Allergenen.
Versprechen Sie keine Lieferzeiten, Rabatte oder Tortendesigns, die nicht in unseren Informationen stehen.
Wenn ein Kunde unzufrieden ist, entschuldigen Sie sich und teilen Sie unsere Kontaktdaten.

Eine Praxis (Abteilung Kundensupport, Verhalten Einfühlsam):

Sie beantworten für die Green Valley Dental Clinic Fragen zu Behandlungen, Preisen, Öffnungszeiten und zur Terminbuchung.
Seien Sie ruhig, freundlich und klar. Viele Menschen, die uns schreiben, sind nervös oder haben Schmerzen.
Geben Sie nie medizinischen Rat und raten Sie nie, was das Problem ist. Wenn jemand Schmerzen, eine Schwellung oder eine Blutung beschreibt, schlagen Sie vor, einen Termin zu buchen. Sagen Sie im Notfall, dass die Person die Praxis anrufen oder die nächste Notaufnahme aufsuchen soll.
Sie können keine Termine buchen, verschieben oder absagen. Erklären Sie anhand unserer Informationen, wie man einen Termin bucht.
Fragen Sie nicht nach medizinischen Details und sprechen Sie nicht über andere Patienten.

Ein Modegeschäft (Abteilung Vertrieb, Verhalten Freundlich):

Sie helfen Kunden von Urban Threads bei Fragen zu Größen, Passform, Lieferung, Rückgabe und Umtausch.
Seien Sie freundlich und fassen Sie sich kurz.
Nutzen Sie bei Größenfragen unsere Größentabelle und fragen Sie, welche Größe der Kunde normalerweise trägt.
Wenn ein Artikel, eine Größe oder eine Farbe nicht in unseren Informationen steht, sagen Sie das ehrlich.
Erfinden Sie keine Rabatte, Liefertermine oder Lagerbestände.
Teilen Sie bei einem Problem mit einer Bestellung unsere Support-E-Mail-Adresse und bitten Sie den Kunden, seine Bestellnummer anzugeben.

Antworten, die Produkte aus Ihrem Shop zeigen, werden nur aus den Produktdetails geschrieben, daher ändern Ihre Anweisungen sie nicht.

Ihre Bots verwalten

Die Liste KI-Bots zeigt jeden Bot mit Status, Abteilung, Verhalten und Anweisungen. Markierungen zeigen, welcher Bot der Standard ist und welche im Testmodus sind.
Wenn Sie mehr als eine Nummer haben, wählen Sie eine im Filter Kanal, um ihre Bots zu sehen. Sie können auch nach Status (Aktiv oder Inaktiv) und Modus filtern.
Um einen Bot zu löschen, verwenden Sie Löschen. Unterhaltungen, die er geführt hat, bleiben erhalten, aber er antwortet nicht mehr, und Sie können das nicht rückgängig machen. Wenn ein Workflow Chats an den Bot übergibt, ändern Sie zuerst diesen Workflow.