Pipelines

Eine Pipeline ist eine Folge von Phasen, die Ihre Kunden durchlaufen, etwa Anfrage → Beratung → Eingeschrieben bei einer Schule oder Anfrage → Angebot → Gebucht bei einem Reisebüro. Jeder Kunde, mit dem Sie gerade zu tun haben, bekommt eine Karte auf dem Board der Pipeline, und Sie verschieben sie von Phase zu Phase, je nachdem, wie es vorangeht.

Pipelines sind standardmäßig ausgeschaltet. Für Ihr Team ändert sich nichts, bis ein Admin sie einschaltet.

Pipelines einschalten

Das kann nur ein Admin.

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Pipelines und aktivieren Sie Pipelines in diesem Konto verwenden.
2. Klicken Sie auf Neue Pipeline und wählen Sie eine Vorlage für Ihre Branche oder Leere Pipeline.
3. Geben Sie der Pipeline einen Namen. Sie können später alles ändern.

Danach erscheint Pipelines im Menü für alle, die Zugriff haben.

Vorlagen

Eine Vorlage ist nur ein Ausgangspunkt: Wabot kopiert sie in Ihr Konto, und Sie können Phasen frei umbenennen, neu anordnen, hinzufügen oder entfernen.

Vorlage	Karten heißen	Phasen
Bildung	Zulassung	Anfrage, Beratung, Bewerbung, Unterlagen, Eingeschrieben, Abgesprungen
Reisen	Buchung	Anfrage, Reiseplan gesendet, Angebot, Anzahlung erhalten, Gebucht, Verloren
Einzelhandel	Lead	Neuer Lead, Kontaktiert, Laden besucht, Gekauft, Kein Interesse
E-Commerce	Anfrage	Warenkorb abgebrochen, Kontaktiert, Konvertiert, Verloren
Dienstleistungen & B2B	Deal	Neu, Qualifiziert, Angebot, Verhandlung, Gewonnen, Verloren
Leere Pipeline	Deal	Neu, Gewonnen, Verloren

Jede Pipeline benennt außerdem ihre zwei optionalen Felder passend zu Ihrem Geschäft. Eine Zulassungs-Pipeline verwendet zum Beispiel Kursgebühr und Kursbeginn, eine Buchungs-Pipeline Paketpreis und Reisedatum. Sie können jedes der beiden Felder ausblenden.

Hinweis

Onlineshops verfolgen Bestellungen bereits auf den Seiten unter Commerce. Nutzen Sie eine Pipeline nur für das, was Bestellungen nicht abdecken, etwa abgebrochene Warenkörbe, Großanfragen oder den After-Sales-Service.

Phasen bearbeiten

Öffnen Sie unter Einstellungen → Pipelines die Phasen einer Pipeline. Dort können Sie:

• Phasen per Drag & Drop anordnen, umbenennen und eine Farbe wählen;
• den Typ jeder Phase festlegen: Offen, Gewonnen oder Verloren. Karten in einer Gewonnen- oder Verloren-Phase gelten als abgeschlossen;
• Phasen hinzufügen oder entfernen. Eine Pipeline braucht 2–15 Phasen, davon mindestens eine offene. Wenn Sie eine Phase entfernen, die noch Karten enthält, werden Sie gefragt, in welche Phase diese verschoben werden sollen.

Sie können bis zu 5 Pipelines haben, zum Beispiel Zulassungen und Alumni. Archivieren Sie eine Pipeline, die Sie nicht mehr nutzen; löschen können Sie nur eine Pipeline ohne Karten.

Das Board

Öffnen Sie Pipelines im Menü. Wenn Sie mehr als eine Pipeline haben, wechseln Sie über die Auswahl neben dem Titel.

• Board zeigt für jede Phase eine Spalte mit der Anzahl der Karten und ihrem Gesamtwert. Ziehen Sie eine Karte in eine andere Spalte, um sie zu verschieben, oder nutzen Sie auf der Karte ⋮ → Verschieben nach. Sie können Karten auch mit der Tastatur verschieben: Leertaste zum Aufnehmen, Pfeiltasten zum Verschieben, Leertaste zum Ablegen.
• Tabelle listet dieselben Karten mit Sortierung und weiteren Filtern auf.
• Filtern Sie nach Verantwortlich (auch Nicht zugewiesen) oder Status (Offen, Gewonnen, Verloren), oder suchen Sie nach Titel, Kontaktname oder Nummer. Ihre Filter bleiben im Seitenlink erhalten.

Jede Karte zeigt den Kontakt, den Titel, ihren Wert und ihr Datum (rot, wenn überfällig), den Verantwortlichen, wie viele Tage sie schon in der aktuellen Phase ist und wie viele Follow-ups oder Erinnerungen offen sind.

Mit einer Karte arbeiten

Klicken Sie auf eine Karte, um sie zu öffnen:

• Details: Titel, Wert, Datum und Verantwortlicher. Ändern Sie die Phase über die Auswahl oben.
• Verlauf: jede Phasenänderung mit Person und Zeitpunkt.
• Aktivitäten: Notizen, Follow-ups und Erinnerungen zu dieser Karte. Sie erscheinen wie gewohnt auch in der Aktivität des Kontakts.
• Chat öffnen, um dem Kunden zu antworten.

Klicken Sie auf + Neu: … (zum Beispiel Neu: Zulassung) oder unter einer Spalte auf + Hinzufügen, um eine Karte zu erstellen. Wählen Sie den Kontakt und optional Titel, Wert, Datum und Verantwortlichen.

Aus dem Posteingang

Im Posteingang hat der Kontaktbereich einen Abschnitt Pipeline, der die Karten des Kunden auflistet. Ändern Sie dort direkt die Phase einer Karte oder klicken Sie auf Erstellen, um eine hinzuzufügen, ohne den Chat zu verlassen.

In der mobilen App

Öffnen Sie Add-ons → Pipelines, um jede Pipeline mit ihren Phasen als Tabs zu sehen. Sie können Karten erstellen, zwischen Phasen verschieben, Verantwortlichen, Wert und Datum ändern, Notizen und Follow-ups hinzufügen und den Chat öffnen. Die Karten eines Kunden erscheinen auch in seinem Kontaktprofil. Pipelines und Phasen richten Sie im Web ein.

Wer was tun darf

Berechtigung	Erlaubt
Anzeigen	Pipelines und Karten sehen
Bearbeiten	Karten erstellen, verschieben und ihre Details ändern
Löschen	Karten löschen
Verwalten	Pipelines ein- oder ausschalten sowie Pipelines und Phasen erstellen oder bearbeiten

Solange Sie diese Berechtigungen für Ihr Team nicht unter Team festgelegt haben, dürfen Admins alles, und andere Teammitglieder dürfen anzeigen und bearbeiten.